Resumen AulaClic. Curso de PowerPoint 2010

Unidad 1. Entorno y primeros pasos

1.1.  Introducción

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

1.2.  Iniciar y cerrar PowerPoint

1)      Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio se despliega un menú.
Localiza y abre la carpeta Microsoft Office y haz clic en Microsoft PowerPoint.

2)      Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

                                 

1.3.  Elementos de la pantalla inicial

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos

1.- En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación.

2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número.

3. La barra de herramientas de acceso rápido barra acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan.

4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.

5. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint.

6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el área de trabajo.

7. Con los botones de vistas  podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga.

8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación.

9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.

1.4. La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.

1.5. La ficha Archivo

La pestaña Archivo se encuentra destacada en color naranja, ¿por qué? Pestaña Archivo
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante.

1.6. Crear presentación

A continuación veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una en blanco y partiendo de una plantilla.

Crear presentación en blanco.

Crear presentación a partir de una plantilla.

1.7. Guardar presentación

Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el botón  de la barra de acceso rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.

1.8. Abrir y cerrar presentaciones

1) Desde la opción Archivo > Abrir o las teclas rápidas CTRL+A se inicia un cuadro de diálogo.

2) Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo encontrarán más práctico el segundo método: abrir el archivo de entre las presentaciones recientemente utilizadas. Este listado lo encontramos en Archivo > Reciente.}

Unidad 2. Las vistas

2.1. Cambiar de vista

Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.

Desde las opciones de la cinta.

2.2. Vista Normal

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente.

2.3. Vista Clasificador de diapositivas

Se inicia también desde Vista > Vistas de presentación > Clasificador de diapositivas. También dispones de un botón en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto.

2.4. Zoom

Encontrarás la herramienta Zoom en la ficha Vista. Al hacer clic sobre ella, se desplegará una ventana donde podrás escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien escribir uno personalizado.

2.5. Vista Presentación con diapositivas

Podemos iniciar esta vista desde:
La cinta, en Presentación con diapositivas > grupo Iniciar presentación con diapositivas > Desde la diapositiva actual.

El botón   de la barra inferior.

2.6. Otras vistas

Además de las vistas que hemos visto a lo largo del tema, existen otras formas de visualizar la presentación. En este apartado las introduciremos ligeramente, aunque las más importantes las iremos viendo en profundidad a lo largo del curso.

Unidad 3. Trabajar con diapositivas

3.1. Insertar una nueva diapositiva

Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista normal y que selecciones la pestaña diapositiva   del área de esquema.

Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
 Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.
 O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

3.3. Copiar una diapositiva

Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva. También resulta muy práctico realizar este tipo de acciones desde la vista clasificador de diapositivas.

3.4. Duplicar una diapositiva

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte.

3.5. Mover diapositivas

 Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas. La única diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.
Por lo tanto, podemos hacerlo desde:
La opción Cortar del menú contextual, o de la ficha Inicio.
La combinación de teclas CTRL+X.
O bien arrastrando:
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación debemos seleccionar la diapositiva a desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrarla hasta la posición final.

3.6. Eliminar diapositivas

Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas, como ya hemos visto en esta unidad. Luego, disponemos de dos métodos para ejecutar la eliminación. Escoge el que más cómodo te resulte.

·         Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre su miniatura. La opción adecuada será Eliminar diapositiva.

·         Pulsando la tecla SUPR.

Unidad 4. Manejar objetos

4.1. Reglas, cuadrícula y guías

Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las reglas y guías, puesto que nos ayudarán a situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se muestran y ocultan desde la ficha Vista, grupo Mostrar, activando y desactivando sus correspondientes casillas de verificación. En la imagen siguiente están todas activas.
 

4.2. Insertar objetos

Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes. En muchos casos, el diseño incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la imagen siguiente.

4.3. Tipos de objetos

Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:

·         Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el número de columnas.

·         Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel, de modo que si quieres aprender cómo crear gráficos te recomendamos que visites el curso de Excel 2010.

·         SmartArt: Este tipo de objeto permite crear oganigramas de una forma muy intuitiva. Tan sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá sus elementos jerarquizados.

·         Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro ordenador.

·         Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos de Microsoft.

·         Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado en nuestro ordenador.

·         Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.

·         Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directament en la caja de texto.

4.4. Seleccionar objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él.

En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en sí. Lo apreciarás porque la línea que bordea al objeto es discontinua. Es el caso, por ejemplo, del siguiente texto:

En ese caso haz clic sobre el marco y así será el objeto el que pasará a estar seleccionado, presentando el siguiente aspecto:
 

Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.

Seleccionar varios objetos es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL mientras se hace clic con el ratón en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin soltar la tecla, se quitará la selección.

4.5. Copiar objetos

Los pasos para copiar objetos son prácticamente los mismos que para copiar diapositivas:

1         Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).

2         Ejecutar la acción Copiar.

3         Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentación o incluso en otra presentación.

4         Ejecutar la acción Pegar.

4.6. Mover objetos

Mover arrastrando: Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva.

1         Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto .

2         Pulsa el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastra el objeto. Verás una copia semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cómo quedaría en cada posición.

3         Cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.

Mover cortando

Este método se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy similares a los vistos para copiar anteriormente:

1         Seleccionar el objeto.

2         Ejecutar la acción Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).

3         Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.

4         Ejecutar la acción Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).

5         Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente

4.7. Eliminar objetos

Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla SHIFT.
Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc pero la sección reservada a estos objetos se mantiene aunque vacía:

4.8. Modificar el tamaño de los objetos

Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos.

Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón.

Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

4.9. Distancia entre objetos

PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o entre un objeto y un punto indicado.

Para realizar las mediciones necesitamos tener activadas las guías que dividen la diapositiva en cuatro partes iguales. Recuerda que se activan desde la ficha Vista.

Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta el botón del ratón. A continuación arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía.